Política de Privacidade e Proteção de Dados Pessoais | Instituições Ensino Lusófona em Portugal

  1. A recolha e armazenamento dos dados pessoais da Universidade Lusófona, ISDOM- Instituto Superior Dom Dinis, ISLA Gaia, IPLUSO – Instituto Politécnico da Lusofonia, ETACADEMY – Executive Training Academy e o ISMAT- Instituto Superior Manuel Teixeira Gomes é efetuada pela entidade instituidora do estabelecimento de ensino que é o responsável pelo tratamento dos dados, garantindo-se a segurança das bases, através de políticas e medidas adequadas para evitar acessos e utilizações indevidas e para responder a eventuais intrusões, minimizando os possíveis efeitos.

  2. No âmbito das candidaturas e na relação estudante/instituição, e por força de obrigação legal, os serviços e órgãos competentes, recolhem, tratam e arquivam os dados pessoais necessários aos processos e os documentos entregues, quer em formato físico quer em formato digital.
    1. No âmbito da subscrição de informação, os dados são recolhidos e tratados com a finalidade de comunicação com os interessados, mediante as suas preferências, e armazenados em base digital.

  3. O tratamento da informação e direito do titular à alteração dos dados:
    1. Candidaturas:
      1. Os dados recolhidos são tratados no âmbito do processo de candidatura e é válida durante o período de análise e decisão, nunca o tempo de arquivo excedendo um ano, sendo:
        1. No caso de candidaturas validadas e aceites, os dados transferidos e arquivados no processo individual de aluno, não se procedendo à eliminação dos mesmos;
        2. No caso de candidaturas não admitidas, a informação é arquivada por um período máximo de 5 anos, não podendo os dados ser alterados ou eliminados antes desse período;
        3. Nos restantes casos, nomeadamente candidaturas não validadas, os dados são armazenados, no máximo, por um período de 1 ano, findo o qual são eliminados.
    2. Matrícula/Inscrição (Processo Individual de Aluno)
      1. Os dados recolhidos são tratados no âmbito do processo escolar, sendo a informação guardada de forma permanente, em meio físico e digital, não havendo lugar à sua destruição (ou esquecimento).
      2. Os dados de candidaturas validadas e aceites, cujos titulares se inscrevam, são transferidos para o processo de estudante, não podendo ser alterados e/o eliminados.
    3. Subscrição de comunicação e informação / Interessados 
      1. Para efeitos comunicacionais, devidamente autorizado pelos subscritores, são recolhidos o nome e endereço de correio eletrónico, podendo ser ainda indicadas áreas preferenciais adequando a oferta de informações aos interessados.
      2. O tratamento dos dados para efeitos comunicacionais é efetuado em base de dados digital, por um período de 5 anos, podendo ser renovada a autorização por igual período.

  4. Dados incluídos em processos de estudantes, docentes e funcionários:
    1. Os dados recolhidos e de registo não podem ser esquecidos/apagados, devido à responsabilidade e necessidade de manutenção dos registos para efeitos de certificação e cumprimento de obrigações legais, sendo exclusivamente utilizados para efeitos oficiais, incluindo-se o contacto no âmbito da vida académica e para avisos necessários e para o cumprimento de obrigações contratuais;
    2. Os dados relativos aos contactos, não sendo esquecidos, são utilizados para efeitos de gestão processual durante:
      1. O período em que a candidatura é válida, sendo esquecidos em momento posterior e, no máximo, após um ano do registo;
      2. Pelo período em que se mantem a inscrição/matrícula e por um período de 4 anos posteriores à ultima interação do titular com a instituição.
    3. O titular dos dados deve, no âmbito das suas obrigações, manter o registo de dados atualizado, nomeadamente no que respeita aos dados de contacto e/ou alterações que importem à gestão do processo.
    4. No âmbito dos requisitos legais a instituição promoverá o contacto com o estudante ou graduado para efeitos de inquéritos, quer académicos quer de integração laboral

  5. Dados recolhidos e gerados no âmbito da atividade pedagógica:
    1. Os dados pessoais dos estudantes, estritamente necessários ao desempenho das atividades letivas, como o nome, número e contactos, são disponibilizados aos docentes para utilização exclusiva no âmbito das atividades;
    2. Os contactos com os estudantes são preferencialmente efetuados por via digital, quer através de plataforma pedagógica, quer através de contacto por e-mail institucional;
    3. Os trabalhos e provas realizadas em avaliação contínua, após correção e classificação, podem ser devolvidos aos estudantes ou conservados pelos docentes ou em arquivo da instituição pelo período regulamentado (1 ano), sendo destruídos findo o prazo;
    4. Os trabalhos e provas realizadas em época de exame, após correção e classificação, são conservados em arquivo da instituição pelo período regulamentado (3 anos) findo o qual se procede à sua destruição.
    5. Das classificações dos trabalhos e provas realizadas é mantido registo em pauta, nos termos regulamentares, com indicação do nome e número do estudante e a respetiva classificação;
    6. As pautas com as classificações dos trabalhos e provas realizadas apenas são disponibilizadas aos interessados, nomeadamente, e para além dos titulares dos dados, os restantes estudantes que realizaram prova e dos docentes.
    7. No âmbito da atividade letiva, e nos cursos em que seja necessário, pode ser efetuada a gravação de registos áudio e vídeo que serão mantidos nos termos dos números anteriores.
    8. O registo e utilização de imagens e sons dos estudantes, ou de outros elementos da comunidade académica, noutros âmbitos, incluindo a gravação de aulas e sua disponibilização pública (não reservada), só pode ocorrer com autorização dos intervenientes.

  6. Dados recolhidos no âmbito de trabalhos académicos e da atividade de investigação.
    1. Os inquéritos e outros instrumentos de recolha e tratamento de dados no âmbito de projetos de investigação, quer no âmbito de unidades curriculares, quer de projetos de investigação, são da responsabilidade dos investigadores e carecem de informação necessária à compreensão do trabalho a realizar e a utilização a dar aos dados a recolhe nomeadamente:
      1. Apresentação do projeto/trabalho e seus objetivos, justificando a utilização dos dados a recolher;
      2. Forma, local e duração do armazenamento dos dados recolhidos, incluindo dados pessoais que possam ser gerados por tratamento de informação, bem como a forma como o titular possui de aceder aos mesmos e solicitar a sua alteração ou apagamento;
      3. identificação e contacto do responsável ou responsáveis pelo trabalho e pela garantia da segurança dos dados, incluindo o(s) orientador(es) no caso de trabalhos práticos realizados no âmbito de unidades curriculares, dissertações ou teses;
      4. identificação e contacto do Encarregado da Proteção de Dados;
      5. informação relativa à possibilidade de recurso à CNPD, com o respetivo contacto.
      6. a autorização expressa e informada do titular dos dados, que inclui as informações referidas nos pontos anteriores, para a utilização/tratamento dos dados.
    2. Para todos os trabalhos que incluam o tratamento de dados é obrigatória a existência de uma folha de registo (Modelo EPD_FRI) a disponibilizar pelo EPD e que acompanha o trabalho, ficando disponível em arquivo pelo menos durante a manutenção dos dados e podendo/devendo ser disponibilizada aos titulares sempre que requerida.

  7. O titular dos dados não pode requerer o esquecimento/apagamento dos dados de natureza académica, nomeadamente os resultados de avaliações obtidas e o percurso escolar, incluindo inscrições, anulações e outros registos do percurso escolar, sendo armazenados no cumprimento da legislação e das normas regulamentares vigentes, sendo mantida a garantia de proteção dos dados armazenados.

  8. A Instituição não fornece, por nenhuma via, os dados recolhidos e armazenados a entidades terceiras e limita-se a utilizar os dados pessoais de acordo com a finalidade para que foram recolhidos e autorizada a sua utilização. No entanto, e decorrente do estatuto de utilidade pública, as entidades oficiais da tutela ou judiciais que, no âmbito das suas competências, venham a requerer, ou lhes seja devido por força legal ou regulamentar, o acesso a dados pessoais, casos em que é efetuada a transmissão dos mesmos, assegurando-se o registo desse ato.
    1. Em caso de incumprimento contratual a entidade instituidora, reserva-se o direito de esta transmitir os dados necessários a um representante legal para efeitos de processo judicial, efetuando-se registo dessa disponibilização e garantindo-se a transmissão apenas da informação necessária ao processo;
    2. No cumprimento de obrigações legais os dados pessoais e de registo podem ser transmitidos a autoridade judicial ou entidade estatal oficialmente habilitada, mediante requerimento, efetuando-se registo dessa disponibilização e garantindo-se a transmissão apenas da informação necessária ao processo.

  9. A política de acesso aos dados na instituição assegura que cada utilizador, no desempenho das suas funções, apenas acede aos dados estritamente necessários ao desempenho da sua função, mantendo registo das autorizações de acesso e recorrendo, sempre que possível, à pseudonimização dos dados, através de código de candidato ou estudante, minimizando os riscos de violação de privacidade.
    1. Os funcionários, colaboradores e docentes estão abrangidos por política de sigilo profissional.
    2. Os dados recolhidos e registados podem ser tratados, de forma anónima, para análise estatística.

  10. No cumprimento do Regulamento Geral da Proteção de Dados, os titulares dos dados têm garantido o acesso aos dados disponibilizados, podendo consultar, solicitar correção ou atualização do todo ou de parte dos dados a qualquer momento, incluindo o esquecimento no que refere aos dados não protegidos e obrigados a conservação nos termos legais.
    1. O acesso aos dados é facultado ao seu titular através da utilização do serviço de secretaria em linha, podendo ser alterados os dados relativos a contactos.
      1. Sempre que, por impossibilidade de acesso, o titular não consiga alterar os dados em sistema deve requerer a alteração aos serviços mediante comprovativo da titularidade dos dados. Este pedido pode ser efetuado junto dos serviços ou ao Encarregado da Proteção de Dados através do e-mail dpo@ulusofona.pt.
    2. A alteração de outros dados obriga a um pedido do titular aos serviços académicos e à apresentação de comprovativo que garanta a alteração aos dados carregados.

  11. Sempre que aplicável, findo o prazo da autorização concedida para a utilização dos dados pessoais são os mesmos eliminados do sistema, não se aplicando às exceções legais que obriguem a conservação dos dados, sendo garantido o acesso aos mesmos nos termos legais e regulamentares.

  12. A instituição possui um Encarregado para a Proteção de Dados, devidamente registado na Comissão Nacional de Proteção de Dados, e que pode ser contactado através do correio-electrónico: dpo@ulusofona.pt ou através do Telf. 21 751 55 00.

  13. Em situação de dúvida ou conflito, não resolvido pelo Responsável ou pelo Encarregado, a autoridade competente é a Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD), Rua de São Bento 148, 1200-031 Lisboa, Telef. 21 392 84 00, correio-eletrónico: geral@cnpd.pt, acessível em linha em https://www.cnpd.pt.